Uso de sistemas de punto de servicio en programas de nutrición escolar: tipos, desafíos y capacitación de los empleados

El Programa Nacional de Almuerzos Escolares (NSLP) y el Programa de Desayunos Escolares (SBP) son los dos programas de asistencia alimentaria más grandes financiados con fondos federales. El objetivo de cada uno es proporcionar comidas seguras, nutritivas y equilibradas a niños en edad escolar en los Estados Unidos (Servicio de Alimentación y Nutrición del Departamento de Agricultura de EE. UU. [USDA FNS], 2013). En 2015 se estimó que diariamente se servían 30.5 millones de almuerzos y 14.1 millones de desayunos (USDA FNS, 2016a). De ellos, el 72.1% de los almuerzos y el 85.1% de los desayunos fueron comidas gratuitas o de precio reducido (F-RP) (USDA FNS, 2016b).

El costo de los programas NSLP y SBP ha aumentado de 8.6 millones de dólares en 1990 a 16.4 millones de dólares en 2014 (Congreso de los Estados Unidos, 2015). Este aumento de costos podría deberse a cambios en la demografía, la situación económica, las políticas y la decisión de participar de las escuelas o distritos (Congreso de los Estados Unidos, 2015). Sin embargo, también hubo evidencia que muestra que parte de este aumento en el costo podría estar relacionado con errores de pago (es decir, errores de certificación y no certificación) en estos programas (USDA FNS, 2007).

Los errores de certificación, que ocurren cuando un niño es clasificado en una categoría incorrecta de reembolso de comidas, le costaron al gobierno federal más de $1.16 millones para el NSLP y $336 millones para el SBP durante el año escolar 2012-2013 (SY) (USDA FNS, 2015). . Hay dos tipos de errores no relacionados con la certificación: errores de reclamación de comidas y errores de agregación. Los errores en la reclamación de comidas ocurren cuando el personal de nutrición escolar registra incorrectamente que una selección de comida específica cumple con los criterios para una comida reembolsable según el NSLP o SBP (USDA, 2012). Estos errores en la reclamación de comidas cuestan casi $900 millones para los programas combinados SBP y NSLP (USDA FNS, 2015).

Pueden ocurrir errores de agregación (a) en el punto de servicio (POS), (b) mientras la información se transfiere de las escuelas a la Autoridad de Alimentación Escolar (SFA), o (c) mientras la información se comunica desde la SFA a la agencia estatal de alimentos . El costo de los errores de pago relacionados con los POS fue de $3 millones para el NSLP en el año escolar 2012-2013 (USDA FNS, 2015), en comparación con $26 millones reportados en el año escolar 2005-2006 (USDA FNS, 2007). La disminución de este tipo de errores de pago se debió en parte al mayor uso de sistemas electrónicos para registrar las transacciones de comidas (USDA FNS, 2015).

Los sistemas POS electrónicos se introdujeron en los SNP hace más de dos décadas (Asociación de Nutrición Escolar [SNA], 2014). Desde su introducción, han ido reemplazando gradualmente los equipos tradicionales, como cajas registradoras y sistemas manuales de conteo de comidas. Los sistemas POS electrónicos se usan comúnmente para realizar un seguimiento de la cantidad de comidas servidas cada día, agregar la cantidad de comidas y generar informes, verificar la identidad de los estudiantes para las comidas F-RP y actualizar automáticamente las cuentas de los estudiantes. Algunos de estos sistemas electrónicos también cuentan con terminales con pantalla táctil y tecnologías de reconocimiento de huellas dactilares que mejoran la eficiencia de las operaciones (Womack, 2011). Por el contrario, se sabe que los sistemas POS basados ​​en papel requieren más mano de obra, consumen más tiempo y son propensos a errores de transacción (Surak y Cawley, 2009). Aunque es posible que los sistemas POS automatizados puedan ayudar al personal del SNP a mejorar la eficiencia y reducir errores comunes, no se ha realizado ninguna investigación a nivel nacional sobre el uso de los sistemas POS para evaluar los diversos aspectos de los diferentes sistemas POS.

La formación es importante para mejorar la eficiencia y reducir los errores. Actualmente se encuentran disponibles diferentes programas de capacitación para el personal de los SNP (Instituto de Nutrición Infantil [ICN], 2016), y estudios previos han demostrado la efectividad de varios programas de capacitación en los SNP (Da Cunha, Stedefeldt, & De

Rosso, 2012; Limones, 2004; Thomson, Tussing-Humphreys, Martin y Onufrak, 2012). Sin embargo, se sabe poco sobre la capacitación en sistemas POS en los SNP a nivel nacional.

Teniendo en cuenta el gran gasto gubernamental en SNP y la importante cantidad de pagos erróneos, se necesita una evaluación del uso actual de los sistemas POS. Por lo tanto, el propósito de este estudio fue evaluar el uso de los sistemas POS en los SNP que no participan en la Disposición de Elegibilidad Comunitaria (CEP) para el NSLP y el SBP. Los objetivos específicos de la investigación fueron (1) describir las actividades y los desafíos operativos de los sistemas POS electrónicos y en papel, (2) identificar las habilidades deseables para los empleados que manejan sistemas POS y (3) describir la capacitación brindada a los empleados involucrados en sistemas POS electrónicos y en papel. -sistemas POS basados ​​en.

MMÉTODOS

El protocolo del estudio fue aprobado por las Juntas de Revisión Institucional de la Universidad Estatal de Kansas y la Universidad de Auburn. Este estudio se realizó en dos fases: entrevistas individuales y una encuesta nacional al personal directivo del SNP. Los participantes en ambas fases fueron seleccionados de 14 estados, dos estados de cada una de las siete regiones del USDA con las poblaciones más grandes y más pequeñas (AK, AL, CA, DE, FL, IL, MN, MO, NM, NY, PA, TX, WY y VT). La población combinada de estos estados representó el 47% de la población total de Estados Unidos.

Fase 1: Entrevistas individuales con directores del SNP a nivel estatal y distrital

Debido a que se han publicado investigaciones limitadas sobre el uso de sistemas POS en SNP, se realizaron entrevistas individuales para desarrollar el instrumento de encuesta. Se entrevistó a catorce directores de programas de nutrición infantil de agencias estatales y 25 directores de SNP a nivel de distrito para explorar una variedad de actividades relacionadas con diferentes tipos de sistemas POS utilizados en los SNP. Se realizaron visitas a seis escuelas ubicadas en Alabama y Kansas para observar el uso de los sistemas POS. Las entrevistas individuales fueron grabadas en audio, transcritas palabra por palabra, organizadas y codificadas de forma independiente por dos asistentes de investigación graduados. Los códigos se compararon y reconciliaron para reducir la redundancia y se utilizaron para desarrollar temas comunes para el cuestionario de la encuesta cuantitativa para la encuesta nacional en la Fase 2.

Fase 2: Encuesta nacional de directores distritales del SNP en los EE. UU.

Cada director de un programa de nutrición infantil de una agencia estatal proporcionó una lista de directores de SNP y su información de contacto para que los investigadores la utilizaran al seleccionar una muestra aleatoria estratificada. Con base en la cantidad de participantes del NSLP en los 14 estados, se determinó la cantidad de personas que se seleccionarían de cada estado para formar la muestra completa de 1,500. Debido a que algunos estados tenían una pequeña cantidad de participantes del NSLP, se realizó un sobremuestreo de individuos de estos estados para garantizar las tasas de respuesta.

Desarrollo de instrumentos de investigación

Se desarrolló un cuestionario basado en los resultados de las entrevistas en la Fase 1. El cuestionario contenía múltiples secciones, incluida información demográfica de los participantes y los distritos escolares (8 ítems); tipos, funciones y desafíos de los sistemas POS (5 ítems); habilidades de los empleados que manejan los sistemas POS (1 ítem); y prácticas de capacitación para el uso del sistema POS (4 ítems). Las preguntas se formularon como de opción múltiple, de clasificación y de respuesta abierta.

Una vez desarrollado, el instrumento fue revisado por SNP y expertos en gestión de servicios de alimentos para determinar su validez de contenido. Para evaluar la usabilidad y la claridad de las instrucciones y preguntas, se realizó un estudio piloto con una muestra de conveniencia de 20 directores de SNP que no fueron incluidos en la muestra del estudio posterior. Se realizaron revisiones basadas en los comentarios recibidos de los participantes y se desarrolló una encuesta en línea utilizando el sistema Qualtrics junto con un cuestionario en papel. Debido a la naturaleza descriptiva del cuestionario, no se probó ni estableció la confiabilidad de los constructos.

Recogida y análisis de datos

Se envió una invitación por correo electrónico con un enlace al cuestionario final a cada uno de los 1,500 directores distritales del SNP en 14 estados, seguida de dos correos electrónicos recordatorios para maximizar la tasa de respuesta. Para aumentar la participación de los directores del SNP en distritos pequeños y escuelas charter o privadas en las que un sistema informático puede no estar tan fácilmente disponible, también se envió un cuestionario impreso idéntico con un sobre con franqueo pagado y su dirección a 500 directores del SNP seleccionados entre los muestra, seguida de una postal recordatoria. Los análisis de datos se realizaron utilizando el software SPSS (versión 23.0). Las estadísticas descriptivas incluyeron frecuencias, medias y desviaciones estándar. Se utilizaron tabulaciones cruzadas con análisis de Chi-cuadrado para resumir los datos y evaluar las asociaciones entre variables categóricas.

RRESULTADOS Y DISCUSIÓN

Hallazgos de las entrevistas (Fase 1)

Los resultados de la Fase 1 revelaron que los directores de las agencias estatales no exigieron que las escuelas que participaban en el NSLP y el SBP utilizaran ningún tipo particular de sistema POS, ni exigieron ni respaldaron ningún sistema electrónico específico. Se identificaron varios sistemas POS electrónicos, como Nutrikids, Horizon International Software—Programa OneSource™, PCS Revenue Control Systems y WebSMARTT™. Los directores a nivel de distrito informaron que el tamaño de los distritos escolares, la funcionalidad de los sistemas y la familiaridad con un sistema afectaron sus decisiones con respecto a la selección del sistema. Se plantearon varias inquietudes relacionadas con el uso de los sistemas POS electrónicos, como informar los recuentos de comidas reembolsables en el formato solicitado por la agencia estatal, guardar registros de transacciones durante un corte de energía y comunicarse con otros sistemas de gestión de datos de los estudiantes. En general, se utilizó una hoja de cálculo Excel para el registro de datos en las escuelas que utilizaban un sistema POS en papel. Algunas escuelas autónomas no estaban conectadas al sistema POS centralizado y, por lo tanto, la cantidad de comidas servidas se registraba en un formulario. Luego, el personal del SNP ingresó manualmente estas cifras en el sistema electrónico para la conciliación de las comidas.

Algunos distritos escolares tenían criterios más estrictos al seleccionar a los empleados que manejaban los sistemas POS (es decir, administrar pruebas de lectura y matemáticas básicas a estos empleados). Los directores estatales y de distrito comentaron que brindaron capacitación relacionada con el patrón de comidas, el conteo de comidas y el reclamo de reembolso de comidas. La capacitación específica para los sistemas POS varió entre los directores a nivel de distrito que fueron entrevistados. Los directores a nivel de distrito informaron que el personal del SNP estaba familiarizado y cómodo con el uso de los sistemas POS.

Demografía de los encuestados

De las 1,500 personas que recibieron la invitación a la encuesta en línea o en papel (Fase 2), 319 (21.3%) proporcionaron respuestas utilizables. La mayoría de los encuestados (n = 277, 86.8%) eran mujeres y 129 encuestados (40.4%) estaban en el grupo de edad de 50 a 59 años. Casi un tercio de los participantes (n = 104, 32.6%) tenían título de licenciatura y 220 (69.0%) se desempeñaban actualmente como directores de algún SNP. Treinta y siete por ciento (n = 118) de los encuestados tenía menos de 10 años de experiencia laboral en SNP, y otro 31.7% (n = 101) habían trabajado en SNP durante 11 a 20 años (MSD = 16.3±10.0 años).

Tabla 1. Características demográficas de los encuestados de directores de nutrición escolar

(N = 319)

Objetos	n		%
Género
Hombre	42		13.2
Mujer	277		86.8
Años
20 – 29	5		1.6
30 – 39	46		14.4
40 – 49	66		20.7
50 – 59	129		40.4
≥ 60	73		22.9
grado de educacion
escuela secundaria o GED	35		11.0
Alguna educación superior	78		24.4
Título de asociado	25		7.8
Título de licenciatura	104		32.6
Título de posgrado (maestría o doctorado)	71		22.3
Otros	6		1.9
Actual título de trabajo
Director del Programa de Nutrición Infantil en un distrito escolar	220		69.0
Responsable de un Programa de Nutrición Infantil de un solo colegio	30		9.4
Coordinadora del Programa de Nutrición Infantil en varios colegios	17		5.3
Otros	52		16.3
Experiencia laboral (años)
≤ 10	118		37.0
11 – 20	101		31.7
21 – 30	70		21.9
≥ 31	30		9.4
Tipo de escuelaa
Público:		271		85.0
Privado		24		7.5
Alquiler		22		6.9
Otro – Alternativa		2		0.6
Tamaño de la escuela (número de estudiantes)
Pequeño (<2,500)		175		54.9
Medio (2,500-19,999)		109		34.2
Grande (20,000-39,999)		18		5.6
Mega (≥40,000)		17		5.3

Los encuestados procedían de 14 estados de EE. UU. Los del suroeste constituían el mayor número (29.1%) del total, seguidos por los encuestados del oeste (23.8%), el medio oeste (12.2%), el noreste (11.6%), el sureste ( 9.7%), Atlántico Medio (8.8%) y Llanuras montañosas

(4.8%) regiones. Un total de 271 encuestados trabajaban en escuelas públicas (85.0%), y de ellos, 175 (54.9%) trabajaban en distritos escolares pequeños (matriculación de estudiantes < 2,500).

Sistemas POS Electrónicos: Funciones, Selección y Desafíos

La mayoría de los encuestados (n = 272, 85.3%) utilizaron un sistema POS electrónico y 21 adicionales (6.9%) utilizaron una combinación de sistemas electrónicos y en papel. Los programas de software más utilizados incluyen Nutrikids (n = 95, 29.8%), WebSMARTT™ (n = 20, 6.3%), hacia el cielo^® (n = 20, 6.3%), Diseño de Sistemas (n = 20, 6.8%), Sistemas de gestión de ingresos PCS (n = 19, 6.0%), y PrimeroEdge (n = 14, 4.4%). Los encuestados que seleccionaron "otro" indicaron que utilizaron Aquitas Solutions, Café Enterprise, Infinite Campus o Meals Plus PowerSchool Connector. Los resultados del análisis de Chi-cuadrado mostraron que los distritos escolares pequeños tenían significativamente menos probabilidades de utilizar un sistema POS electrónico que los distritos escolares grandes con 2,500 estudiantes o más (χ² = 23.78, pag <.001).

La mayoría de los encuestados confiaron en el sistema POS electrónico para generar un resumen de las comidas servidas.

(n = 277, 86.8%); administrar saldos y transacciones de cuentas de estudiantes (n = 276, 86.5%); identificar el estado de elegibilidad para comidas F-RP de un solicitante (n = 248, 77.7%); interfaz con el sistema de gestión de datos estudiantiles del distrito (n = 233, 73.0%); transmitir informes de ventas a la oficina de servicios de alimentos del distrito (n = 225, 70.5%); y generar un resumen detallado de cada alimento vendido (n = 223, 69.9%). Otras funciones comunes de un sistema POS electrónico eran seleccionar aleatoriamente el 3% de las solicitudes de verificación de ingresos (n = 214, 67.1%) y procesar pagos móviles/en línea (n = 192, 60.2%).

Al decidir qué sistema POS electrónico seleccionar, el mayor número de encuestados (n = 221, 69.3%) consideraron la disponibilidad de soporte técnico por parte de los proveedores, seguido de la facilidad para identificar a los estudiantes (n = 209, 65.5%) y formación de empleados (n = 208, 65.2%). Los desafíos con los sistemas POS electrónicos actuales incluían la imposibilidad de personalizar informes (n = 35, 11.0%), dificultad para interactuar con el sistema de gestión de datos estudiantiles del distrito (n = 21, 6.6%), y falta de soporte técnico (n = 14, 4.4%). Algunos de los comentarios escritos especificaron frustración por la no transferencia de datos al año siguiente (es decir, "Los datos no se almacenan al final del año para el inicio del próximo año") y la falta de formas de comunicarse con los padres (es decir, , “No se pueden enviar llamadas directamente a los padres para notificarles sobre los saldos bajos de los estudiantes”).

Este estudio mostró que el 92% de los encuestados utiliza actualmente un sistema POS electrónico en comparación con el 84% en un estudio anterior (Kavanagh, 2009). Debido a los avances en la tecnología informática e Internet, más SNP han invertido en sistemas automatizados para registrar las transacciones de comidas y reducir los errores (USDA FNS, 2015). Algunos de los encuestados indicaron que trabajaron con proveedores de POS y tomaron decisiones basadas en sus necesidades específicas. Los encuestados indicaron que aprendieron sobre el software POS hablando con colegas (es decir, de boca en boca) o asistiendo a una exposición en una conferencia nacional donde los proveedores exhibieron sus productos.

Los encuestados afirmaron que la falta de soporte técnico o la incompatibilidad del sistema eran los mayores desafíos con los sistemas POS electrónicos. Las diferencias de zona horaria pueden limitar la disponibilidad del personal de soporte de los proveedores de POS. En algunos de los distritos escolares, el sistema de gestión de datos de los estudiantes y el sistema POS electrónico fueron proporcionados por diferentes empresas y, por lo tanto, parte de los datos de los estudiantes debían ingresarse varias veces en diferentes sistemas. Este proceso no sólo requiere mucho tiempo sino que también es propenso a errores humanos.

Sistemas POS en papel: selección y desafíos

Veintidós encuestados (6.9%) utilizaron sólo un sistema POS en papel en sus distritos escolares, mientras que otros 21 encuestados utilizaron sistemas POS tanto electrónicos como en papel. Los encuestados que utilizaron los sistemas en papel indicaron que su distrito era demasiado pequeño para invertir en un sistema electrónico (n = 29). Además, la falta de financiación (n = 22) y/o empleados que carecían de los conocimientos y habilidades para operar un sistema POS electrónico (n = 20) también llevó a tales decisiones. Los tres desafíos mencionados con más frecuencia para los usuarios de sistemas POS en papel fueron la dificultad para informar un recuento preciso de comidas reembolsables (n = 28), retraso en el procesamiento de datos (n = 27), y desafíos con el manejo de la información confidencial de los estudiantes (n = 20).

Tabla 2. Factores que afectan la selección de sistemas POS electrónicos y desafíos en los programas de nutrición escolar (N 319 =)

Objetos	n	%
Tipos de sistemas POS Solo electrónico	272	85.3
Solo en papel	22	6.9
Tanto en formato electrónico como en papel Datos perdidos	21 4	6.6 1.2
Factores que afectan la selección del sistema POS electrónicoa Soporte técnico del proveedor.	221	69.3
Facilidad para identificar a los estudiantes.	209	65.5
Facilidad para capacitar a los empleados.	208	65.2
Facilidad de cargar a cuentas de estudiantes	199	62.4
Asequibilidad (es decir, costo de los sistemas)	197	61.8
Facilidad para informar los recuentos de comidas a la agencia estatal.	192	60.2
Capacidad para interactuar con el sistema de gestión de datos estudiantiles del distrito.	192	60.2
Posibilidad de personalizar	144	45.1
Experiencia o relaciones positivas previas.	126	39.5
Sistema de transporte y almacenamiento de datos basado en la nube	63	19.7
Desafíos del uso de un sistema POS electrónicob
No se pueden personalizar los informes	35	11.0
No se puede interactuar con el sistema de gestión de datos estudiantiles del distrito	21	6.6
Falta de soporte técnico	14	4.4
Conexión a Internet (electricidad)	14	4.4
Falta de funciones importantes.	12	3.8
Problemas de actualización de software	11	3.4
Complicado para usar	9	2.8
fallos del sistema	7	2.2
No se puede guardar información/No está basado en la nube	7	2.2
Identificación del estudiante	5	1.6
Ajuste de pago y precio.	5	1.6
Aplicación F-RP	4	1.3
Formación de los empleados	4	1.3
Datos inexactos	2	0.6
Otros	4	1.3

^a Esta fue una pregunta de respuesta múltiple; por lo tanto, el porcentaje total de respuestas a esta pregunta supera el 100%.  

^bEsta pregunta se formuló como una pregunta abierta. Se contó la frecuencia de palabras o frases específicas proporcionadas por los participantes. Por lo tanto, "n”es menos de 319.

Tabla 3. Razones y desafíos para utilizar sistemas POS en papel en programas de nutrición escolar (N = 43^a)

Objetos	n	% b
Razones de usoc La escuela o el distrito es demasiado pequeño para invertir en un sistema POS electrónico	29	9.1
Falta de fondos	22	6.9
Falta de conocimientos y habilidades del empleado.	20	6.3
Falta de soporte técnico	16	5.0
Falta de conectividad a internet.	15	4.7
Otros	6	1.9

Desafíos del uso de un sistema basado en papel^c 

Informar el número exacto de recuentos de comidas reembolsables	28	8.8
Retraso en el procesamiento de la información/datos.	27	8.5
Manejo de información confidencial	20	6.3
Sistemas (POS, sistema de gestión de datos estudiantiles del distrito, sistema de informes estatal, etc.) que no se comunican entre sí	15	4.7
Otros	5	1.6

^a El número total de respuestas reflejadas en esta tabla (n = 43) es la suma de las respuestas utilizando únicamente papel (n = 22) y sistemas POS tanto electrónicos como en papel (n = 21).

^b Los porcentajes se calcularon en base al número total de encuestados (n = 319).

^cEsta fue una pregunta de respuesta múltiple.

 

Además del tamaño pequeño de los distritos escolares y la financiación limitada, algunos distritos escolares recibieron comidas a través de un sistema de comisariato, en el que la cantidad de comidas entregadas y servidas se registra mediante un formulario de conteo de comidas. El desafío de informar un recuento preciso de las comidas fue consistente con un estudio anterior que demostró que los sistemas POS en papel se consideraban más propensos a errores cuando la información se transfería entre las escuelas y las oficinas del distrito (USDA, 2007).

Habilidades deseables para los manipuladores de puntos de venta

Buenas habilidades de servicio al cliente (n = 187, 58.6%), dominio de la informática (n = 164, 51.4%), y conocimiento sobre el pago y reembolso del NSLP (n = 154, 48.3%) se consideraron las tres cualificaciones/habilidades más importantes para los manipuladores de puntos de venta. Dos aspectos de la experiencia en el manejo de efectivo, la capacidad de contar efectivo con precisión (n = 144, 45.1%) y la demostración de una sólida ética (n = 92, 28.8%), también fueron importantes (Tabla 4).

Las buenas habilidades de servicio al cliente (es decir, habilidades interpersonales y de comunicación) son fundamentales en un lugar de trabajo, ya que están relacionadas con el desempeño laboral (Robles, 2014). Estas habilidades son particularmente importantes en el entorno de nutrición escolar, donde se espera que los empleados interactúen con los niños y otras partes interesadas. Los empleados con conocimientos de informática podrán dominar el sistema POS en un corto período de tiempo y con mayor precisión (Sousa y Oz, 2009).

Capacitación brindada al personal involucrado en sistemas POS electrónicos y en papel

La capacitación sobre el sistema POS generalmente la brindaban los directores de distrito (n = 158, 49.5%), proveedores de sistemas POS (n = 123, 38.6%), u otro empleado que hubiera manejado previamente el sistema POS (n = 111, 34.8%). La mayoría de los empleados recibieron capacitación en el sistema POS cuando fueron asignados como cajeros (n = 225, 70.5%). La capacitación en el trabajo fue el método más común (n = 286, 89.7%). La duración del entrenamiento varió pero generalmente fue de menos de 1 hora (n = 84, 26.3%) o entre 1 y 2 horas (n = 84, 26.3%) (Tabla 4). Según el análisis de Chi-cuadrado, era más probable que la capacitación independiente y fuera del trabajo se llevara a cabo en distritos escolares grandes en comparación con distritos escolares pequeños (χ² = 14.62, pag <.001).

Tabla 4.  Prácticas relacionadas con la Capacitación POS en Programas de Nutrición Escolar (N = 319)                                                                               

Objetos	n	% a
Cualificaciones y/o habilidades más importantes para los manipuladores de sistemas POSb
Habilidad de servicio al cliente	187	58.6
Conocimientos de computación	164	51.4
Conocimiento sobre el sistema de pago y reembolso del NSLP.	154	48.3
Experiencia en manejo de efectivo: precisión	144	45.1
Experiencia en manejo de efectivo – ética	92	28.8
Experiencia previa en programas de nutrición escolar.	89	27.9
Habilidad lingüística (inglés)	28	8.8
Habilidad de contabilidad	17	5.3
Habilidad en español u otro idioma	9	2.8
Persona que brindó la capacitación en POS a los empleados.b
directora de nutrición escolar	158	49.5
proveedor del sistema POS	123	38.6
Otro empleado en el mismo puesto que haya manejado sistemas POS antes	111	34.8
Otro miembro del personal de gestión de nutrición infantil en nuestro distrito.	107	33.5
Personal o consultor de la agencia estatal.	9	2.8
Otros	13	4.1
Frecuencia de capacitación del personal que maneja sistemas POSb
Cuando el personal es recién asignado para ser cajero	225	70.5
Al inicio de cada año académico	166	52.0
Al cambiar a un nuevo sistema	98	30.7
Al inicio de cada semestre	30	9.4
Otro (p. ej., según sea necesario, depende de la revisión solicitada por el personal)	24	7.5
Formulario(s) de capacitación de POS que reciben los empleadosb
En el puesto de trabajo	286	89.7
Capacitación independiente fuera del trabajo	105	32.9
Fuera del trabajo, parte de otra capacitación (como capacitación patrocinada por una agencia estatal)	27	8.5
Duración estimada de la formación en POS c
Menos de hora 1	84	26.3
1 hora a <2 horas	84	26.3
2 horas a <3 horas	56	17.6
3 horas o más	74	23.2

^a Los porcentajes se calcularon en función del número total de encuestados (n = 319).

^b Esta fue una pregunta de respuesta múltiple; por lo tanto, el porcentaje total de respuestas a esta pregunta supera el 100%.  

^c Debido a datos faltantes, la suma de porcentajes puede no ser 100%.

La capacitación en POS se brinda ampliamente en los SNP, lo que refleja la importancia de los sistemas POS en las operaciones de los SNP. La prevalencia de la capacitación en el trabajo en un entorno SNP también fue consistente con investigaciones anteriores (Lee, Kwon y Sauer, 2014). Los distritos escolares más grandes ofrecían más capacitación independiente y fuera del trabajo en comparación con los distritos pequeños, lo que implicaba en parte la disponibilidad de recursos y experiencia en distritos de diferentes tamaños (Rushing, Nettles y Johnson, 2009).

CONCLUSIONES Y APLICACIÓN

Hasta donde sabemos, este es el primer estudio que investiga el uso de sistemas POS en SNP. Los resultados describen diferentes tipos de sistemas POS utilizados en SNP y sus funciones y desafíos. También identifican las habilidades deseadas para los empleados de POS y las prácticas de capacitación para el personal que maneja los sistemas de POS.

Debido a su versatilidad y precisión, los sistemas POS electrónicos son más comunes en los SNP que los sistemas en papel. Los sistemas POS electrónicos ofrecen una amplia gama de funciones que podrían permitir a los SNP ejecutar sus operaciones de manera más eficiente, reduciendo así la cantidad de trabajo manual que es más propenso a errores humanos (USDA FNS, 2007). La disminución significativa de los errores agregados en los SNP desde el año escolar 2005-2006 al año escolar 2012-2013 puede deberse al mayor uso de sistemas POS electrónicos que registraron las transacciones de comidas y transfirieron los datos con mayor precisión de las escuelas a la SFA y de la SFA a la agencia estatal de alimentos (USDA FNS, 2015). Surgieron desafíos con el sistema POS electrónico al personalizar informes, interactuar con otro sistema y recibir atención al cliente oportuna. El soporte técnico de los proveedores fue el factor clave que influyó en la selección del sistema POS electrónico.

Un sistema en papel sigue siendo una solución rentable para muchos SNP que atienden a un pequeño número de estudiantes, están ubicados en zonas rurales y tienen una infraestructura limitada. En este estudio, los métodos se clasificaron como basados ​​en papel incluso cuando los miembros del personal del SNP dependían de computadoras (por ejemplo, ingresando el recuento de comidas en una hoja de cálculo de Excel). Los sistemas basados ​​en papel fueron utilizados principalmente por distritos escolares pequeños porque los distritos escolares más grandes tenían más probabilidades de costear y equipar una infraestructura tecnológica (Rushing et al., 2009). Sin embargo, los sistemas basados ​​en papel plantearon preocupaciones sobre la exactitud de los datos reportados y el retraso en el procesamiento de los datos. Deben existir procedimientos operativos estándar en los SNP para garantizar que los datos sean verificados dos veces por al menos dos personas diferentes y que la verificación cruzada se realice de manera oportuna.

En cuanto a los niveles de habilidades deseables, el servicio al cliente fue identificado como la calificación más importante para las personas que operan los sistemas electrónicos de POS. Las habilidades informáticas también fueron fundamentales para garantizar que los datos se ingresaran correctamente en el sistema. Para maximizar la efectividad de los sistemas POS, los directores de SNP deben seleccionar y capacitar a empleados que puedan procesar transacciones de manera ética y precisa y utilizar el sistema de manera efectiva. Entre los diferentes tipos de métodos de capacitación mencionados por los participantes, la capacitación en el trabajo parece factible en los SNP, ya que este método permite a los empleados capacitarse dentro de su entorno de trabajo y volverse más hábiles en el uso de un sistema POS en particular (Durham, 2016). .

Con base en los hallazgos de esta investigación, se brindan recomendaciones para los SNP, así como para otras partes interesadas en los SNP. Se recomienda que los directores del SNP utilicen una forma de sistema POS electrónico para minimizar errores al registrar y transferir transacciones de comidas. Los directores del SNP también pueden seleccionar un sistema POS que esté basado en la nube. Como mencionaron varios directores en la Fase 1, un sistema basado en la nube permitió acceder a los datos del POS sin limitación geográfica, siempre que los directores estuvieran conectados a Internet. La solución basada en la nube también permite realizar copias de seguridad de datos de rutina, lo que eliminaría algunas de las preocupaciones sobre la pérdida de datos en caso de un corte de energía. Para seleccionar un sistema POS electrónico o basado en la nube que mejor se adapte a las necesidades de sus distritos escolares, los directores deben solicitar demostraciones de productos a los proveedores de sistemas POS. Los directores del SNP también podrían visitar distritos escolares de tamaño y estructura similares para comparar los sistemas POS utilizados en otros SNP.

Además, se debe educar a los directores del SNP sobre cómo adquirir un sistema POS que satisfaga sus necesidades en función de diversos criterios, como precio, calidad, facilidad de uso, capacidades y compatibilidad de software y hardware, y disponibilidad de soporte técnico (Parpal, 2015). . Las organizaciones profesionales como la SNA pueden incorporar sesiones educativas relacionadas con la adquisición de proveedores de POS durante la conferencia nacional anual, para ayudar a la gerencia de SNP a tomar una decisión informada antes de comprar un sistema POS. Además, los directores de SNP pueden buscar un sistema POS que permita la integración de datos entre diferentes sistemas (es decir, un sistema de gestión de datos de estudiantes). Dicha integración puede mejorar la eficiencia y la confidencialidad de la información debido a la reducción del doble manejo de datos.

Los resultados de las entrevistas (Fase 1) indicaron que había inconsistencias en el mantenimiento de registros y la presentación de informes entre los directores del SNP que utilizaban un sistema POS en papel. En general, el recuento de las comidas se registra mediante una lista, un registro, una ficha, un ticket codificado o una hoja de cálculo de Excel (Departamento de Educación de Colorado [CDE], 2013). Es posible que el USDA y las agencias estatales deseen desarrollar un sistema que pueda usarse en distritos escolares donde los sistemas POS electrónicos no están disponibles para aumentar la eficiencia de la recopilación de datos y la presentación de informes.

El servicio al cliente y las habilidades informáticas son deseables para los empleados que manejan sistemas POS. Para atraer y retener personas calificadas con habilidades técnicas y sociales, los administradores del SNP pueden ofrecer paquetes de compensación competitivos a sus empleados. Los planes de jubilación, los beneficios de salud y las oportunidades de ascenso se encuentran entre las características laborales que el personal de los SNP considera importantes (DiPietro, 2007).

La gerencia de SNP debe brindar capacitación periódica a sus empleados sobre el uso de los sistemas POS y el manejo ético de la información. Los usuarios de POS también deben ser evaluados periódicamente para evaluar su competencia con el sistema. Investigaciones futuras podrían medir los resultados de las actividades de capacitación investigando el aprendizaje de los empleados (es decir, conocimientos, habilidades y actitudes), los cambios de comportamiento (es decir, la aplicación de habilidades) y los resultados (es decir, la disminución de errores) (Kirkpatrick & Kirkpatrick, 2009 ). Debido a que varias personas pueden estar a cargo de brindar capacitación sobre POS, como directores, gerentes y proveedores de POS, se debe seguir un protocolo de capacitación estandarizado para garantizar la coherencia del contenido.

Hay varias limitaciones de este estudio. En primer lugar, los participantes procedían de 14 estados (dos de cada una de las siete regiones del USDA) que representaban cerca de la mitad de la población estadounidense. Sin embargo, ciertas regiones estuvieron sobrerrepresentadas y otras subrepresentadas (es decir, la región Sudeste), debido a la variación en la respuesta. Específicamente, los encuestados de la región suroeste representaron el 29.1% del total de encuestados, mientras que su población comprende sólo el 12.6% de la población total de EE. UU. Por lo tanto, los resultados en estas regiones deben interpretarse con cautela. Además, los resultados mostraron que las escuelas más pequeñas tenían más probabilidades de utilizar sistemas POS en papel. Si bien los datos nacionales indican que el 71.5 % de todas las escuelas de EE. UU. tienen menos de 2,000 estudiantes matriculados (Departamento de Educación de EE. UU., 2013), solo el 54.9 % de los participantes en este estudio trabajaban para distritos pequeños. Los estudios futuros deberían reclutar más participantes de distritos escolares más pequeños para representar mejor a la población.

RECONOCIMIENTO

Esta publicación ha sido producida para el Instituto de Nutrición Infantil – División de Investigación Aplicada (ICN – ARD), ubicado en la Universidad del Sur de Mississippi con sede 11 en la Universidad de Mississippi. La financiación del Instituto ha sido proporcionada con fondos federales del Servicio de Alimentación y Nutrición del Departamento de Agricultura de EE. UU. a la Universidad de Mississippi. El contenido de esta publicación no refleja necesariamente las opiniones o políticas de la Universidad de Mississippi o del Departamento de Agricultura de EE. UU., ni la mención de nombres comerciales, productos comerciales u organizaciones implica respaldo por parte del gobierno de EE. UU.

La información proporcionada en este manuscrito es el resultado de una investigación independiente producida para el CIE y no necesariamente está de acuerdo con la política del Servicio de Alimentación y Nutrición (FNS) del Departamento de Agricultura de EE. UU. FNS es la agencia federal responsable de todos los programas nacionales federales de nutrición infantil, incluido el Programa Nacional de Almuerzos Escolares, el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos y el Programa de Servicio de Alimentos de Verano. Se recomienda a las personas que se comuniquen con el patrocinador de su programa de nutrición infantil local y/o con su Agencia Estatal de Nutrición Infantil si parece haber un conflicto con la información contenida en este documento y cualquier política estatal o federal que gobierne el Programa de Nutrición Infantil asociado. Para obtener más información sobre los programas federales de nutrición infantil, visite www.fns.usda.gov/cnd.